海角社区

This message is sent on behalf of Lara Pereira, Controller Financial Services and Francois Pouliot, Senior Director Procurement Services

Dear Fund Financial Managers, Faculty Financial Officers, Financial Service Teams, and PO Requestors/Owners:

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We are pleased to announce the implementation of an enhanced 3-Way Match (3WM) which will go-live in the upcoming weeks.

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What is 3WM?

3WM is a control that ensures payments to suppliers are released only if the following 3 requirements are matched:

1) An open purchase order for goods/services exists (鈥淧O鈥�);

2) The goods/services have been received (鈥淩eceipt鈥�);

3) The supplier has submitted a valid invoice (鈥淚nvoice鈥�).

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Why 3WM?

3WM:

• Reduces the risk of fraud.
• Confirms that funds are only charged for legitimate PO鈥檚 where goods/services have been received/rendered.
• Ensures the University鈥檚 compliance with industry best practices and recommendations by Internal Audit.
• Implements rigorous procure-to-pay-cycle controls.
• Safeguards 海角社区鈥檚 assets.

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Enhanced 3WM functionality

At go-live, enhanced 3WM means Receipt will be mandatory on all newly created POs equal to or greater than $2,500 CDN (taxes included).

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3WM was first rolled out in March 2021 and has evolved since then:

Initial implementation - March 2021

• 3WM was implemented on POs equal to or greater than $2,500 CDN.

• Emails were sent twice daily to PO Owners reminding them to record the Receipt of goods/services in MMP for all Invoices (i.e. PDF Invoices processed by Accounts Payable (AP) & e-settlement Invoices received in MMP).

• Invoices were put on hold and payment was not released until 3WM occurred.

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Reduced scope of 3WM 鈥� February 2023

• System-related issues created undue delays in supplier payments, so mandatory Receipt in MMP was disabled for PDF invoices processed by AP. However, the practice of Receipt was highly encouraged.

• Recording Receipt in MMP remained mandatory for e-settlement invoices.

• Supplier invoices were not put on hold when Receipt was not completed.

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Implementation of enhanced 3WM forthcoming in the upcoming weeks

• Following the correction of the system issues, mandatory Receipt will be re-instated on newly created POs equal to or greater than $2,500 CDN for all Invoices.

• Emails will be sent once daily to PO Owners reminding them to record the Receipt of goods/services in MMP.

• Until 3WM is met, Invoices will be put on hold and the expense will not post to the fund, the PO encumbrance will not be liquidated, and payment to the supplier will not be released.
  • It is important to note that delayed Receipt, and therefore delayed payment, may jeopardize the University鈥檚 reputation and affect business continuity as suppliers may refuse future POs.

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Training and Resources

Prior to the implementation date, Procurement Services will provide comprehensive training and additional aid to ensure everyone is well prepared for this transition.

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We sincerely appreciate your patience and cooperation as we embark on this transition to a more robust process. Stay tuned for further details in a follow-up communication to be sent just prior to go-live!

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Best Regards,

Lara Pereira & Fran莽ois Pouliot

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Le pr茅sent message est envoy茅 au nom de Lara鈥疨ereira, contr么leuse, Services financiers, et de Fran莽ois鈥疨ouliot, directeur principal, Service des approvisionnements

Aux gestionnaires financiers de fonds, agents financiers des facult茅s, 茅quipes des Services financiers et demandeurs de bons de commande,

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Nous avons le plaisir de vous annoncer le lancement dans les semaines 脿 venir d鈥檜n triple rapprochement plus performant.

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Qu鈥檈st-ce que le triple rapprochement?

Le triple rapprochement bloque le paiement aux fournisseurs tant que les trois exigences suivantes n鈥檕nt pas 茅t茅 remplies鈥�:

1) un bon de commande a 茅t茅 ouvert pour les biens ou services en question (芦鈥痓on de commande鈥�禄);

2) les biens ou services ont 茅t茅 re莽us (芦鈥痳茅ception鈥�禄);

3) le fournisseur a soumis une facture valide (芦鈥痜acture鈥�禄).

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Pourquoi choisir le triple rapprochement?

Le triple rapprochement a l鈥檃vantage鈥�:

• de r茅duire les risques de fraude;

• d鈥檃ssurer que seuls les frais li茅s 脿 des bons de commande l茅gitimes sont port茅s aux fonds et ce, uniquement une fois les biens/services re莽us;

• d鈥檃ssurer la conformit茅 de l鈥橴niversit茅 aux pratiques exemplaires du secteur et aux recommandations formul茅es lors de l鈥檃udit interne;

• de mettre en place des contr么les rigoureux du processus d鈥檃pprovisionnement;

• de prot茅ger les biens de l鈥橴niversit茅.

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Une version plus performante du triple rapprochement

La version plus performante du triple rapprochement qui sera lanc茅e dans les semaines 脿 venir rendra le crit猫re de r茅ception obligatoire pour tous les bons de commande nouvellement cr茅茅es d鈥檜ne valeur 茅gale ou sup茅rieure 脿 2鈥�500鈥�$鈥疌A.

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Lanc茅e en mars鈥�2021, la fonction de triple rapprochement a 茅volu茅 depuis :

Mars鈥�2021鈥�: lancement initial

• La fonction de triple rapprochement s鈥檃ppliquait aux bons de commande d鈥檜ne valeur 茅gale ou sup茅rieure 脿 2鈥�500鈥�$鈥疌A.

• Des courriels 茅taient envoy茅s deux fois par jour aux demandeurs de bons de commande pour leur rappeler de consigner, dans MMP, la r茅ception des biens et services li茅s 脿 toutes les factures (c鈥檈st-脿-dire, les factures en format PDF trait茅es par les Comptes payables et les factures trait茅es par t茅l茅virement re莽ues dans MMP).

• Les paiements 茅taient suspendus tant que les trois exigences n鈥櫭﹖aient pas remplies.

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F茅vrier鈥�2023鈥�: application r茅duite de la fonction de triple rapprochement

• 脌 la suite de retards de paiement aux fournisseurs caus茅s par des probl猫mes informatiques, l鈥檈xigence de r茅ception dans MMP a 茅t茅 茅limin茅e pour les factures en format PDF trait茅es par les Comptes payables. Cela dit, la consignation des biens/services re莽us 茅tait fortement encourag茅e.

• La consignation des biens/services re莽us dans MMP est demeur茅e obligatoire pour les factures trait茅es par t茅l茅virement.

• Le paiement des factures de fournisseurs n鈥櫭﹖ait pas suspendu lorsque la r茅ception des biens et services n鈥檃vait pas 茅t茅 consign茅e.

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Lancement d鈥檜ne version plus performante du triple rapprochement 脿 venir dans les semaines suivantes

• Une fois les probl猫mes informatiques r茅gl茅s, l鈥檈xigence de r茅ception redeviendra en vigueur pour les bons de commande nouvellement cr茅茅s d鈥檜ne valeur 茅gale ou sup茅rieure 脿 2鈥�500鈥�$鈥疌A pour toutes les factures.

• Des courriels seront envoy茅s une fois par jour aux demandeurs de bons de commande pour leur rappeler de consigner la r茅ception des biens et services dans MMP.

• Tant que les exigences du triple rapprochement ne sont pas remplies, les factures seront mises en attente et la d茅pense ne sera pas comptabilis茅e dans le fonds, l'engagement du bon de commande ne sera pas liquid茅 et le paiement au fournisseur ne sera pas lib茅r茅.
  • Il convient de noter que tout retard de r茅ception, et donc de paiement, risque de mettre en jeu la r茅putation de l鈥橴niversit茅 et affectera la continuit茅 de ses activit茅s si les fournisseurs en viennent 脿 refuser les bons de commande 茅mis par 海角社区.

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Formation et ressources

Avant la date du lancement, le Service des approvisionnements offrira des formations compl猫tes et du soutien de sorte que vous ayez toutes les connaissances n茅cessaires pour effectuer cette transition.

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Nous vous remercions sinc猫rement de votre patience et de votre collaboration durant cette transition vers un processus plus performant. Vous recevrez les derni猫res pr茅cisions dans une autre communication, qui sera envoy茅e juste avant la date du lancement.

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Cordiales salutations,

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Lara鈥疨ereira et Fran莽ois鈥疨ouliot

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