海角社区

La version fran莽aise suit.

This memo is sent on behalf of Procurement Services

Dear colleagues and clients,

Further to the attached message concerning the reduction of the Super Pcard service offered centrally by Procurement Services, you will find below the combination of criteria that Procurement Services will use to determine which transactions we will be in a position to reserve capacity for:

1. The supplier will not accept a purchase order as a method of purchase; AND
2. The transaction can be executed as a 鈥済uest鈥� (no registration necessary); AND
3. The transaction amount is greater than the max Pcard transaction amount, but less than $25,000 CAD; AND
4. The transaction can be carried out independently/autonomously by Procurement Services (no live assistance of the requester needed); OR
5. The transaction is of a category for which an exception* has been established by Procurement Services, based on historical data.

*The exceptions adopted under criterion 5 thus far are:

1. Purchases during live auctions for scientific equipment with prior coordination with the researcher(s);
2. Publications in scientific journals;
3. City permits;
4. Hotel Room Nights, Meetings, and events when 3rd party prepayment advances or payment by PO is not possible. Please consult the payment chart for more information.

Effective February 1, 2024, all requests for use of the Procurement Pcard service must be submitted via the 海角社区 MarketPlace, using the located on the MMP landing page, as the current Pcard Purchase Request located on our website will be disabled.

Prior to form submission, please ensure to obtain written approval from the Fund Financial Manager(s) (or their delegate(s)) as well as the Fund Administrator(s) from Financial Services and attach it to your request.

We hope this will help alleviate concerns over the reduction of the Super Pcard service.

If you have questions regarding this new process, please submit a ticket.

Thank you
听

Chers coll猫gues et clients,

Suite au message ci-joint concernant la r茅duction du service Super Pcard offert de mani猫re centralis茅e par le Service des achats, vous trouverez ci-dessous la combinaison de crit猫res que les Services de l鈥檃pprovisionnement utiliseront pour d茅terminer les transactions pour lesquelles nous serons en mesure de r茅server de la capacit茅 :

1. Le fournisseur n'accepte pas de bon de commande comme m茅thode d'achat ; ET

2. La transaction peut 锚tre ex茅cut茅e en tant qu'invit茅 (aucune inscription n'est n茅cessaire) ; ET

3. Le montant de la transaction est sup茅rieur au montant maximum de la transaction Pcard, mais inf茅rieur 脿 25 000 dollars canadiens ; ET

4. La transaction peut 锚tre effectu茅e de mani猫re ind茅pendante/autonome par les Services de l'approvisionnement (aucune assistance en direct du demandeur n'est n茅cessaire) ; OU

5. La transaction appartient 脿 une cat茅gorie pour laquelle une exception* a 茅t茅 茅tablie par les Services de l'approvisionnement, sur la base de donn茅es historiques.

*Les exceptions adopt茅es jusqu'脿 pr茅sent en vertu du crit猫re 5 sont les suivantes :

1. Achats d'茅quipement scientifique lors de ventes aux ench猫res en direct, pr茅alablement coordonn茅es avec le(s) chercheur(s) ;
2. Publications dans des revues scientifiques ;
3. Permis municipaux ;
4. Nuits d'h么tel, r茅unions et 茅v茅nements pour lesquels il n'est pas possible d'obtenir des avances de paiement pour les tiers concern茅s ou de payer par bon de commande. Veuillez consulter le tableau des paiements pour plus d'informations.

脌 compter du 1er f茅vrier 2024, toutes les demandes d'utilisation du service Super Pcard devront 锚tre soumises via MMP, 脿 l'aide du formulaire de demande d'achat par carte () situ茅 sur la page d'accueil de MMP, car le formulaire actuel de demande d'achat par carte situ茅 sur notre site Web sera d茅sactiv茅.

Avant de soumettre le formulaire, veuillez vous assurer d'obtenir l'approbation 茅crite du (des) gestionnaire(s) financier(s) du fonds (ou de leur(s) d茅l茅gu茅(s)) ainsi que du (des) administrateur(s) du fonds aupr猫s des services financiers et joignez-la 脿 votre demande.

Nous esp茅rons que cela contribuera 脿 att茅nuer les inqui茅tudes reli茅es 脿 la r茅duction du service Super Pcard.

Si vous avez des questions concernant ce nouveau processus, veuillez soumettre un billet .

Nous vous remercions de votre attention


[Message sent out over the FIS listserv]