海角社区

La version fran莽aise suit.

The following is a message from 海角社区 IT Services.

ALL owners of "Public" MS Teams groups are required to audit their groups.

If you are the owner of one or more MS Teams groups that are still set to 鈥淧ublic", you must review and certify the status of your group(s) by following the instructions below before the extended deadline of May 27, 2024. If you do not, your 鈥淧ublic鈥� MS Teams Group will be automatically switched to "Private" but you'll still be able to have your group switched back to "Public鈥� by contacting the IT Service Desk.

"Public" MS Teams groups allow all 海角社区 users to access the files and conversations within them, including all staff and students. Therefore, they should not contain any sensitive, restricted, or confidential data. For more information, see the section Types of data that should not be stored on "Public" MS Teams groups below.

Please repeat the following actions for each 鈥淧ublic鈥� MS Teams group that you own.

1. Review the content (files and conversations) in your 鈥淧ublic鈥� MS Teams group to determine whether it contains sensitive, restricted, or confidential data.
2. If your 鈥淧ublic鈥� MS Teams group does not contain these types of data, please complete this to let us know.
3. If your 鈥淧ublic鈥� MS Teams group does contain these types of data:
   • Immediately switch your MS Teams group to "Private". Please do not make any additional changes to the content within the group.
   • Review the group's membership to ensure that all owners and members of the group are still valid. Please take note of any changes you make to membership or ownership, as IT Security may request this information later.
   • On the IT support site, and enter the following in the form:

     Request summary field: 鈥淧ublic鈥� MS Teams group review

     Request details field: Details about the data contained in the group. This information will enable IT Security to review any activity related to sensitive information stored on the site.

   • Complete this to let us know that you reviewed your 鈥淧ublic鈥� MS Teams group.

4. Note that all "Public鈥� MS Teams group owners must fill out the ; otherwise, the MS Teams Group will be automatically switched to "Private鈥� after May 27.

Types of data that should not be stored on "Public" MS Teams groups

Examples of sensitive, restricted, or confidential data may include (but are not limited to) the following information:

• A person鈥檚 health / bio data
• Financial data (includes both personal information and any pertaining to the University鈥檚 internal projects)
• Academic records
• Employment data (including CVs)
• Internal communications (includes meeting minutes), contracts, and grant proposals

For further guidance on classifying data and ensuring its proper storage, consult the section 鈥淣ot all data has the same level of confidentiality (data classification)鈥� on our Data Governance page.

To make your "Public鈥� MS Teams group "Private,鈥� which will allow access to only owners, members, and guests of the group, please follow the instructions on your desktop or laptop computer in this Microsoft article .

If you would like support with this process, please contact the Collaboration Solutions team at spds.cs [at] mcgill.ca.

Thank you for your help in protecting 海角社区 data and improving our collective cybersecurity.

听

听

Le message suivant provient des Services TI de l鈥橴niversit茅 海角社区.

Veuillez noter que TOUS les propri茅taires d鈥櫭﹒uipes MS Teams 芦 Publique 禄 doivent prendre des mesures pour auditer leurs 茅quipes.

Si vous 锚tes le propri茅taire d鈥檜n ou de plusieurs 茅quipes MS Teams qui sont 芦 publique 禄, il est n茅cessaire de confirmer le statut de vos 茅quipes en suivant les instructions ci-dessous avant la date limite prolong茅e du 27 mai 2024. Suivant cette date, tous les 茅quipes MS Teams 芦 Publique 禄 seront automatiquement bascul茅 en mode 芦 Priv茅 禄. Il sera possible de modifier les permissions de l鈥櫭﹒uipe MS Teams en mode 芦 publique 禄 en contactant l鈥櫭﹒uipe d鈥檃ssistance informatique.

Les 茅quipes MS Teams 芦 Publique 禄 permettent 脿 tous les utilisateurs de 海角社区 d鈥檃cc茅der aux fichiers et aux conversations qui s鈥檡 trouvent, y compris tout le personnel et les 茅tudiants. Par cons茅quent, ils ne doivent contenir aucune donn茅e sensible, restreinte ou confidentielle. Pour plus d鈥檌nformations, consultez la section Types de donn茅es qui ne doivent pas 锚tre stock茅es dans les 茅quipes MS Teams 芦 Publique 禄 ci-dessous.

Veuillez r茅p茅ter les actions suivantes pour chaque 茅quipe MS Teams 芦 Publique 禄 que vous poss茅dez :

1. Examinez le contenu (fichiers et conversations) de votre 茅quipe MS Teams 芦 Publique 禄 pour d茅terminer s鈥檌l contient des donn茅es sensibles, restreintes ou confidentielles.
2. Si votre 茅quipe MS Teams 芦 Publique 禄 ne contient pas ce type de donn茅es, veuillez remplir ce formulaire pour nous le faire savoir.
3. Si votre 茅quipe MS Teams 芦 Publique 禄 contient ce type de donn茅es :
   • Basculez imm茅diatement votre 茅quipe MS Teams en mode 芦 Priv茅 禄. Veuillez ne pas apporter de modifications suppl茅mentaires au contenu de l鈥櫭﹒uipe.
   • V茅rifiez la composition de l鈥櫭﹒uipe pour vous assurer que tous les propri茅taires et membres de l鈥櫭﹒uipe sont toujours valides. Prenez note de toute modification que vous apportez 脿 la composition ou 脿 la propri茅t茅, car la s茅curit茅 informatique peut vous demander ces informations ult茅rieurement.
   • Sur le site de support informatique, (Disponible uniquement en anglais) et saisissez les informations suivantes dans le formulaire :
     • Champ 芦 Request summary 禄: Confirmation de l鈥櫭﹒uipe MS Teams 芦 Publique 禄
     • Champ 芦 Request details 禄: D茅tails sur les donn茅es contenues dans l鈥櫭﹒uipe.
       Ces informations permettront 茅quipe de s茅curit茅 de l鈥檌nformation d鈥檈xaminer toute activit茅 li茅e aux informations sensibles stock茅es sur le site.
   • Remplissez ce formulaire lorsque vous avez termin茅 la v茅rification de votre 茅quipe MS Teams 芦 Publique 禄.
4. Notez que tous les propri茅taires de 茅quipes MS Teams 芦 Publique 禄 doivent remplir le formulaire bref ; sinon, l鈥櫭﹒uipe MS Teams sera automatiquement bascul茅 en mode 芦 Priv茅 禄 apr猫s le 27 mai 2024.

Types de donn茅es qui ne doivent pas 锚tre stock茅es dans les 茅quipes MS Teams 芦 Publique 禄

Les sites des 茅quipes Teams publiques ne doivent contenir aucune information sensible, confidentielle ou 脿 diffusion restreinte. Voici quelques exemples de ce type d鈥檌nformation :

• Donn茅es personnelles ou renseignements sur la sant茅 d鈥檜ne personne
• Donn茅es financi猫res (personnelles ou li茅es 脿 des projets internes de l鈥橴niversit茅)
• Dossiers scolaires
• Donn茅es sur l鈥檈mploi (y compris les CV)
• Communications internes (y compris les proc猫s-verbaux), contrats et demandes de subvention

Pour en savoir plus sur les cat茅gories de donn茅es et sur leur stockage s茅curitaire, veuillez consulter la partie 芦 Not all data has the same level of confidentiality (data classification) 禄 de notre page sur la gouvernance des donn茅es.

Pour rendre votre 茅quipe Teams priv茅e, afin que seuls les propri茅taires, les membres et les invit茅s de votre 茅quipe y aient acc猫s, veuillez suivre les consignes de cet article de Microsoft sur votre ordinateur de bureau ou portable : . Si vous avez besoin d鈥檃ide, veuillez communiquer avec l鈥櫭﹒uipe Solutions de collaboration 脿 spds.cs [at] mcgill.ca.

Merci de nous aider 脿 prot茅ger les donn茅es de l鈥橴niversit茅 海角社区 et 脿 renforcer notre cybers茅curit茅 collective.